RECOMENDACIONES

Para una correcta gestión de la informática en el despacho profesional es conveniente tener en cuenta algunas recomendaciones sobre equipos informáticos.

• Estudio de las necesidades. El primer aspecto que el despacho debe tomar en consideración para la gestión informática es el estudio de sus necesidades. Es muy importante que posea una estructura informática adecuada a aquello que precisa para desarrollar su trabajo o actividad diaria. 
• 
• Elección de un proveedor. La elección de un proveedor es tan importante como la determinación del equipo que se va a adquirir. Por ello antes de decidir la compra de cualquier equipo, hay que asegurarse de la fiabilidad y solvencia del proveedor, a fin de evitar sorpresas desagradables en un futuro. También debe tenerse en cuenta el posible contrato de algunos servicios complementarios que puedan añadirse a la compra de los equipos, tales como la instalación o el mantenimiento.
  Si en la empresa hay un informático, es recomendable que éste elabore una propuesta de los equipos que se desean adquirir, especificando al máximo los modelos y características, y que la presente a diversos proveedores. El objetivo de esta acción no es únicamente efectuar una comprobación de los precios, sino también tantear los servicios complementarios que las diferentes empresas especialistas ofrecen. Es importante que pregunte, por ejemplo, acerca de las hot lines o servicios de asistencia telefónica, los periodos de garantía o el transporte e instalación de los equipos.
  Asimismo, deberá ser él quien se encargue de recomendar y comprar el software, basándose en sus conocimientos del mercado y de las necesidades de la empresa. Es conveniente contar siempre con copias legales y originales, ya que de este modo se asegura su calidad.
  
  
• Aplicaciones y formación. Otro aspecto esencial para la correcta informatización de un despacho es la selección de las aplicaciones informáticas y la formación del personal. El ordenador más potente resulta inútil si no le instalamos previamente los programas adecuados. Actualmente existen paquetes de software o programas estandarizados que permiten una gestión administrativa muy cómoda, ya que son totalmente compatibles entre ellos y ofrecen el intercambio y tratamiento de los datos. Dichos programas, ofrecidos por las compañías más importantes del sector, cuentan con una amplia difusión, por lo que pueden encontrarse en muchas tiendas, así como en algunas grandes superficies, y ofrecen una gran cantidad de soluciones, como tratamiento de textos, hoja de cálculo, base de datos, etc.
  Respecto a la formación del personal, estos programas estándar suelen ser de conocimiento generalizado, y las principales escuelas de informática ofrecen cursos de iniciación o de perfeccionamiento para su uso.
  No obstante, es posible que las necesidades informáticas que se han detectado en la organización recomienden la elaboración de un programa propio. En tal caso será de nuevo importante especificar cuáles son las necesidades del programa y contactar con expertos (en el caso de que no sepa realizarlo un informático interno) que puedan llevarlo a cabo cumpliendo todos los requerimientos y que después realicen la formación pertinente al personal que deba manejarlo. Asimismo será importante que proporcionen la licencia, un manual escrito sobre el funcionamiento del programa y una copia de seguridad del mismo, para evitar una excesiva dependencia de la empresa de programación.
  
• Actualización. La actualización de los equipos y del software es importante para evitar que, con el tiempo, queden desfasados. Las nuevas tecnologías avanzan a una velocidad sorprendente y los ordenadores se quedan obsoletos ante los nuevos requerimientos de los programas. Por ello, deben controlarse las inversiones en equipos y sus amortizaciones.
  Es recomendable efectuar un seguimiento de los equipos y, tan pronto como se detecte su próxima obsolescencia, plantear su renovación o el cambio de algunos componentes que alarguen su vida útil para la firma, como, por ejemplo, aumentar la memoria RAM o la capacidad del disco duro.
  La actualización del software viene determinada por el proveedor, quien debe mantener informada a la firma de las nuevas versiones que salen al mercado y de ofertas especiales para su actualización, así como de la aparición de nuevos programas que pueden ser adecuados para su área de negocio.